老前整理師教材第四章

 老前整理師教材第四章

4.     報表功能概說

4.1.     使用精靈建立報表

報表精靈可以將指定的表格或查詢，快速依一些選項和格式，產生可以編輯或列印的報表。其操作步驟如下：

Step1. 如圖 4‑1所示，首先在資料庫區，點選「報表」（編號1），然後點選工作區的「使用精靈建立報表」（編號2）

圖 4‑1 使用精靈建立報表（一）

 

Step2. 如圖 4‑2所示，在欄位選項（編號1）步驟，我們先從下拉式選單選「查詢：查詢朋友生日」（編號2），然後「可用的欄位」（編號3）中有這個查詢所有的欄位（編號3），我們都按「>>」（編號4），將欄位推到「報表中的欄位」（編號5），然後按下「下一步」（編號6）

圖 4‑2 使用精靈建立報表（二）

Step3. 如圖 4‑3所示，在標示欄位指令，我們可以為每個欄位取別名，也可以維持不變（編號1），然後按下「下一步」（編號2）

圖 4‑3 使用精靈建立報表（三）

Step4. 如圖 4‑4所示，在組群，我們可以把希望群組欄位推到右邊（編號1），例如蔣中正先生有很多文官部屬或武官部屬（不同稱謂）我們就可以把稱謂加到右方的「組群」（編號2），然後按下「下一步」（編號3）

圖 4‑4 使用精靈建立報表（四）

Step5. 如圖 4‑5所示，預設會帶出組群欄位，可以選升序（A-Z）（編號1），再按下「下一步」（編號2）

圖 4‑5 使用精靈建立報表（五）

Step6. 如圖 4‑6所示，版面配置的部分請讀者都試試看，我們這裡選「多欄式，單欄」（編號1），然後版面配置選「預設」（編號2），列印出來的資料可以選「縱向」（編號3），然後按下「下一步」（編號4）

圖 4‑6 使用精靈建立報表（六）

Step7. 如圖 4‑7所示，報表標題我們取「查詢親友生日（輸入月份數字）」（編號1），然後按下「完成」（編號2）

圖 4‑7 使用精靈建立報表（七）

Step8. 如圖 4‑8所示，之後要列印此報表時，資料庫區選「報表」（編號1），然後滑鼠左鍵點二下「查詢親友生日（輸入月份數字）」(編號2)

圖 4‑8 使用精靈建立報表（八）

Step9. 如圖 4‑9所示，系統會提示要我們輸入月份（編號1），然後按「確定」（編號2）

圖 4‑9 使用精靈建立報表（九）

Step10. 如圖 4‑10所示，三月份生日的「部屬─文官」（編號1）、「部屬─武官」（編號2）即會依稱謂帶出並排序。

圖 4‑10 使用精靈建立報表（十）

1.2.     調整精靈建立好的報表格式

報表精靈是個很方便的介面，但是有時做好後，我們發現某個欄位不夠大，不能顯示欄位完整的資料。或者有時候我們想加個LOGO或是公司地址，這時候我們就必須要調整報表格式，步驟如下：

Step1. 如圖 4‑11所示，首先資料庫區我們點選「報表」（編號1），然後在報表區「查詢親友生日（輸入月份數字）」上按滑鼠右鍵（編號2），並且點按「編輯」（編號3）

圖 4‑11 調整精靈建立好的報表格式（一）

Step2. 如圖 4‑12所示，假設我們想要在每個頁首加入一個標籤，以標示「新心資安科技」，則點選標籤（編號1）然後在頁首區（編號2）拉一個區域出來並輸入資料，如果是想加入圖片，則是點「插入圖片」（編號3）然後一樣在頁首區拉一個區域然後選擇想加入的圖片。這部分就讓讀者做練習，不一一列示。

圖 4‑12 調整精靈建立好的報表格式（二）

Step3. 如圖 4‑13所示，在（每一頁）頁尾要加入頁碼的話，首先我們先點選首尾區（編號1），然後點「插入」（編號2），然後點「頁碼」（編號3）

圖 4‑13 調整精靈建立好的報表格式（三）

Step4. 為了讓讀者更了解，如圖 4‑14所示，要新增標籤，我們的作法是在屬性區的標籤，輸入「新心資安科技」（編號1），然後標籤就會帶出文字「新心資安科技」（編號2）

圖 4‑14 調整精靈建立好的報表格式（四）

Step5. 如圖 4‑15所示，在頁尾插入頁碼的操作，我們也解釋一下。出現的視窗我們可以選頁碼的格式，是要標第幾頁，還是第幾頁／總共幾頁（編號1），然後選擇頁碼的位置，是要在頁首還是頁尾（編號2），接著是要對齊的位置，我們通常選「中央」（編號3），接著按下「確定」（編號4）

圖 4‑15 調整精靈建立好的報表格式（五）

Step6. 如圖 4‑16所示，頁首的標籤「新心資安科技」（編號1）和頁尾的頁碼（編號2）就完成了。

 

圖 4‑16 調整精靈建立好的報表格式（六）

Tips

親友名稱、生日、生日月份和稱謂等欄位，可以調整長度也可以調整寛度，拖曳該方塊即可。

1.3.     編輯報表文件內容

在Base是libreoffice的資料庫，然而很多時候，我們會對報表作一些加工，以符合更進階的要求，此時就會用Writer這個類似Word的軟體來完成，報表本身執行後，就會預設是用Writer以唯讀模式開啟。在這個階段我們最關心的是能不能改內容（這個讀者一定能做，不舉例）、能不能轉成PDF、能不能轉成Word檔，範例操作步驟如下：

Step1. 如圖 4‑17所示，首先我們在資料庫區點選「報表」（編號1），然後點選二下報表區的「查詢親友生日（輸入月份數字）」（編號2）

圖 4‑17 編輯報表文件內容（一）

Step2. 如圖 4‑18所示，我們輸入月份，假設是3（月）（編號1），再按下「確定」（編號2）

圖 4‑18 編輯報表文件內容（二）

Step3. 如圖 4‑19所示，關鍵點來了，我們要用Writer編輯這份文件，就要解除唯讀模式，此時我們點選右上方的「編輯文件」（編號1）

圖 4‑19 編輯報表文件內容（三）

Step4. 如圖 4‑20所示，可以編輯之後，我們在功能表上按「檔案」（編號1），再點「匯出」（編號2），然後點「匯出為PDF」，接著就可以取個檔名、選要匯出的位置，然後PDF就匯好了。

圖 4‑20 編輯報表文件內容（四）

Step5. 如圖 4‑21所示，如果我們是要另存成Word格式（doc）或Word2007（docx）格式呢？在圖 4‑20我們選檔案，然後選鎮「另存新檔」，然後就會看到本圖的視窗，首先確認檔案名稱（編號1），然後如果要docx（編號2），要doc（編號3），選完再按「存檔」即可。

圖 4‑21 編輯報表文件內容（五）

1.4.     本章小測驗

本章小測驗共有5題，每題20分，採Google表單模式，請連線作答並檢查看看你的答案是否正確喔！

測驗網址如下：https://forms.gle/JigubwH5ixeM58KLA